¿Cómo hacer una guía de trabajo que mejore el desempeño de tu equipo?

¿Quieres ayudar a tu equipo a realizar mejor sus tareas? Las guías de trabajo son herramientas estupendas para que los empleados siempre dispongan de la información adecuada en el momento más oportuno. Una guía de trabajo bien elaborada ahorra tiempo y aumenta la productividad de los trabajadores.

En este artículo, te explicamos qué es exactamente una guía de trabajo y te enseñamos a crear guías de trabajo de calidad.

¿Qué es una guía de trabajo?

Se considera una guía de trabajo cualquier tipo de documento que ofrezca indicaciones sencillas y claras sobre cómo realizar una tarea. Básicamente, cualquier cosa diseñada para prevenir errores evitables en el trabajo puede considerarse una guía de trabajo, desde un recordatorio hasta una lista de verificación.

Las guías de trabajo reciben muchos nombres y se utilizan en todos los sectores para mejorar el desempeño. Son tan útiles que los empleados suelen crearlas por su cuenta si la empresa no se las facilita.

¿Alguna vez has visto instrucciones escritas a mano pegadas a una impresora? ¿O una pantalla de ordenador rodeada de notas adhesivas? Estos son tipos de guías de trabajo informales que los empleados elaboran por sí mismos. La gente quiere saber cómo hacer las cosas de forma rápida y eficaz, sin perder el tiempo leyendo extensos manuales.

Normalmente, las guías de trabajo son documentos impresos de una página o menos. Las encontrarás en todo tipo de espacios de trabajo, desde cadenas de montaje hasta entidades financieras, en paredes o escritorios como una nota plastificada en un mostrador o un cartel cerca de un almacén. En ocasiones, las guías de trabajo son digitales, por ejemplo, una imagen en un ordenador, una aplicación para el teléfono o un vídeo corto.

Puede que te estés preguntando para qué necesitáis en tu empresa guías de trabajo cuando ya tenéis archivos de ayuda en línea. Muy sencillo: los empleados no quieren rebuscar entre páginas y páginas de texto. Es mucho más práctico tener instrucciones claras de una tarea individual por separado. Incluso ahora, que el mundo está cada vez más digitalizado, las guías de trabajo impresas siguen siendo una forma eficaz de compartir información precisa.

¿Cómo mejoran el rendimiento las guías de trabajo?

Los tres principales casos en los que las guías de trabajo ayudan a los empleados a completar sus tareas mejor y más rápido son los siguientes:

• Cuando necesitan recordar cómo hacer algo.
• Cuando necesitan resolver un problema.
• Cuando necesitan saber qué hacer si algo cambia.

Las sesiones de formación presencial tienen un alcance limitado. En cuanto pasan un par de semanas, comienzan a oírse: «¿Cómo se hacía esto?». Aquí es cuando las guías de trabajo adquieren protagonismo. Están disponibles bajo demanda y ofrecen a los empleados la información que necesitan y justo cuando la necesitan.

Tanto empleadores como empleados obtienen mejores resultados cuando las respuestas están disponibles de inmediato. Si los empleados cuentan con una guía de trabajo que les muestre los pasos necesarios para completar un proceso, no tienen que suplicar a nadie que les ayude. También se ahorran el tiempo de buscar unas instrucciones específicas entre montañas de documentos: las guías de trabajo están justo donde las necesitan para poder completar la tarea correctamente a la primera.

Las guías de trabajo no son solo una forma fantástica de ayudar a los empleados a recordar lo que han aprendido durante las sesiones de formación (como procesos que únicamente tienen que realizar esporádicamente y no necesitan memorizar), sino que también son muy útiles cuando se produce algún cambio: por ejemplo, para mostrar los pasos de un flujo de trabajo que es ligeramente diferente en el caso de una actualización un software.

Esto se traduce en un cúmulo de ventajas. Según Peregrine Performance Group, las empresas con las que trabajan han reemplazado una formación de una semana por una sesión de un día complementada con guías de trabajo. Esto no solo reduce el tiempo de formación, sino que la capacitación aumenta en un 50 %. Si te tomas el tiempo de escribir una guía de trabajo eficaz, puedes conseguir lo siguiente:

• Ahorrar tiempo al permitir realizar las tareas más rápidamente.
• Evitar que se cometan errores al ofrecer instrucciones claras.
• Reducir el estrés de los empleados.
• Evitar las peticiones de ayuda innecesarias.
• Controlar mejor los procesos y estándares al ofrecer la misma información a todos los empleados al mismo tiempo.
• Reducir el tiempo de formación y el reciclaje de empleados.
• Mejorar la experiencia de empleados y clientes.

Además, son muy rápidas: las guías de trabajo pueden implantarse un 75% más rápido que la formación tradicional, a un coste mucho menor y con un retorno de la inversión mayor.

¿Cuándo no utilizar guías de trabajo?

A pesar de su utilidad general, hay algunos casos particulares en los que se desaconseja el uso de guías de trabajo.

Cuando el empleado no tiene tiempo de consultarla

En algunos casos, los empleados necesitan saber los procedimientos y protocolos de memoria. No pueden pararse a mirar una nota, por muy bien situada que esté. A veces, el empleado debe centrar toda su atención en la tarea que está realizando y no puede apartar la vista de ella (por ejemplo, si está prestando asistencia médica a un paciente o fabricando a una pieza de maquinaria).

En estos casos, los empleados deben memorizar los pasos y ser capaces de reaccionar inmediatamente, sin la ayuda de instrucciones externas.

Cuando pueda restar credibilidad

Que los empleados consulten una guía de trabajo puede no encajar con la imagen que quieres transmitir, sobre todo en los puestos de cara al público. En algunas situaciones, los clientes esperan que los empleados conozcan cierta información. En estos casos, aunque pudiera ser útil proporcionar instrucciones adicionales, sería mejor evitarlo.

Cuando las tareas sean siempre diferentes 

Si las tareas del puesto no son sistemáticas, las guías de trabajo no sirven de nada.

Para sustituir la formación en su totalidad 

Las guías de trabajo no son lo suficientemente autónomas como para sustituir todo el proceso de formación. Los empleados rendirán mejor si reciben una formación básica y guías de trabajo como complementos.

¿Cómo hacer guías de trabajo?

Siguiendo los pasos adecuados, puedes crear de forma sencilla y asequible una guía de trabajo que aumente el rendimiento de tu equipo. Lo más importante, como a la hora de crear cualquier otro tipo de contenido, es la preparación.

1. Reúne información sobre la tarea

Habla con los empleados que ya realizan el proceso. ¿Cómo lo hacen? ¿Qué pasos siguen y en qué orden? Asegúrate de consultar a distintos empleados: tanto a los más veteranos, que han hecho esta tarea cientos de veces, como a los novatos. ¿En qué se diferencian sus puntos de vista? Intenta completar la tarea por tu cuenta y toma nota de la información que necesitas.

2. Elige la estructura

A veces, las guías de trabajo pueden tener diferentes estructuras. Algunas incluso tienen varias secciones, cada una con una estructura distinta. No te agobies a la hora de decidir qué estructura vas a utilizar. En cuanto empieces a elaborar la guía, te darás cuenta de cuál es el formato más adecuado. Al fin y al cabo, a nadie le importa realmente el diseño que elijas, siempre que la guía permita realizar la tarea más rápido y mejor. Por su estructura, las guías de trabajo suelen encuadrarse en una de las tres categorías que aparecen a continuación.

Lista de verificación 

Es perfecta cuando hay que hacer muchas cosas, pero en ningún orden concreto. Por ejemplo, para garantizar la consistencia de las inspecciones de los equipos o para completar el proceso de incorporación de nuevas contrataciones. 

Instrucciones paso a paso 

Úsalas cuando haya que hacer las cosas en un orden determinado. Un diagrama de flujo o un árbol de decisión puede ayudarte a exponer un proceso de forma lógica. Si necesitas que los empleados anoten la información a medida que avanzan (por ejemplo, que apunten la temperatura de la sala de servidores o que cuenten los productos del almacén), puedes crear una guía de trabajo que se pueda rellenar o utilizar una aplicación interactiva.

Referencia 

Es la mejor opción cuando no haya que seguir unos pasos concretos ni se necesite toda la información a la vez. Los empleados pueden echarle un vistazo para encontrar un número de producto, compartir una dirección de correo electrónico con otro departamento o localizar un almacén.

3. Selecciona el formato

¿Vas a imprimir la guía y colgarla en la pared? ¿A subirla en JPG a la red de la empresa? ¿O quieres hacerla en forma de aplicación interactiva? Elige el formato con antelación para asegurarte de que la información encaje. La mayoría de las guías de trabajo ocupan una página, más o menos, o se pueden ver en una pantalla sin necesidad de desplazarse.

Según una investigación de TechSmith y Cebr, dos tercios (67 %) de las personas entienden mejor la información cuando se la transmiten con elementos visuales. Sustituye las palabras por imágenes en la medida de lo posible: en lugar de bloques de texto, utiliza fotos, gráficos o cualquier otro elemento visual compatible con el formato.

¿Cómo elaborar una guía de trabajo con Snagit?

A la hora de crear una guía de trabajo, menos es más. Snagit es ideal para elaborar guías de trabajo porque permite tanto hacer capturas de pantalla como añadir anotaciones de forma rápida y sencilla. Si todavía no tienes Snagit, puedes descargar una prueba gratuita aquí. A continuación, te explicamos cómo crear una guía de trabajo con Snagit.

1. Haz tus capturas de pantalla

Abre Snagit, haz clic en el botón rojo de Captura y selecciona el área de la pantalla que quieres que aparezca en la imagen. La captura se abrirá automáticamente en Snagit Editor. Consulta este artículo para más información sobre cómo hacer capturas de pantalla. Si la guía de trabajo explica una tarea física, puedes hacer fotos con el móvil.

2. Edita las imágenes

Aquí es donde empieza la diversión. En Snagit Editor, puedes editar tanto capturas de pantalla como fotos que tengas guardados en el ordenador, de modo que podrás añadir fácilmente anotaciones, flechas o formas a tus imágenes para indicar los pasos a seguir en un proceso. Snagit incluye una herramienta de automatización de la enumeración llamada Pasos que te permite añadir pasos secuenciales a la imagen con un clic.

Si las instrucciones abarcan varias pantallas o imágenes, combínalas en un solo documento y pon el texto alrededor o encima de los elementos visuales.

Si vas a hacer una guía en formato digital, puedes grabar un vídeo corto (con Camtasia, por ejemplo) que incluya un índice de contenidos en el que se pueda hacer clic.

Asegúrate de que tus guías de trabajo tienen un aspecto uniforme 

Elige una combinación de colores y un estilo y cíñete a ellos. Utiliza fuentes, tamaños, colores y la imagen de marca de la empresa de forma consistente siempre que sea posible. Los mejores editores de imágenes incluyen plantillas y recursos que te permiten darles a tus guías de trabajo un aspecto uniforme.

Procura que tus guías de trabajo sean multilingües

Una guía de trabajo no sirve de nada si la gente no puede leerla. Asegúrate de que tus guías de trabajo estén traducidas a un idioma que tus empleados entiendan. Si no es necesario incluir texto en la guía de trabajo para que se entienda, hazla solo con imágenes, porque será mucho más versátil.

3. Pon a prueba la guía y revísala

Una vez hayas creado tu guía de trabajo, ponla a prueba en una situación real. Pídele a alguien que intente completar la tarea siguiendo la guía. No le digas nada, simplemente siéntate y observa lo que hace de forma natural. Toma notas, haz preguntas y luego busca a otra persona y repite el proceso. Por último, revisa la guía de trabajo en función de lo que hayas averiguado.

4. Comparte la guía y recoge los comentarios

Cuando finalices la guía de trabajo, compártela: ponla en la pared, cerca de los escritorios o donde tenga más sentido para el formato que hayas elegido. Asegúrate de que los empleados saben que la guía está ahí para ellos. Recuérdaselo cuando sea necesario y anímalos a utilizarla. Si has hecho un buen trabajo, te estarán muy agradecidos, ya que les estarás ayudando a hacer su trabajo mejor y más rápido.

Haz un seguimiento de los resultados a largo plazo, tanto cualitativos como cuantitativos. Piensa en lo siguiente:

• ¿Oyes menos preguntas repetitivas de los empleados?  
• ¿Completan las tareas con mayor precisión? 
• ¿Han mejorado los índices de satisfacción de los clientes? 

Utiliza esta información para medir el éxito de la guía e introducir actualizaciones.

Descubre las plantillas de Snagit

Con Snagit, es increíblemente fácil crear guías de trabajo, ya que no solo te permite realizar capturas de pantalla y editar las imágenes, sino que también te ahorra trabajo al proporcionarte plantillas.

Las plantillas de Snagit son muy fáciles de usar. En la parte superior izquierda de Snagit Editor, elige Crear > Imagen a partir de plantilla, y escoge la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de tu guía de trabajo. Luego, arrastra y suelta las imágenes en la plantilla. Por último, ajusta las imágenes y añade las notas que necesites. ¡Así de sencillo! También puedes seleccionar las imágenes que quieras usar directamente en la bandeja Recientes, hacer clic con el botón derecho y elegir Combinar en la plantilla.