¿Cómo hacer un manual de capacitación de forma rápida y sencilla?

Tarde o temprano, todas las empresas tienen que hacer un manual de capacitación. De hecho, lo más normal es que deban crear varios manuales para abarcar todas las necesidades de formación, tanto internas como externas.

A nivel interno, los manuales de capacitación ayudan a los empleados a ser más eficientes y productivos en su trabajo. A nivel externo, son fundamentales para la formación de los clientes y, lo que es más importante, para su satisfacción.

Al escuchar el término manual de capacitación, seguramente te imagines algo aburrido: un cuadernillo grueso, de apariencia corporativa, con una cubierta anodina que quizás contenga alguna imagen de archivo, o simplemente presente el título sobre un fondo liso.

Es hora de dejar atrás esa idea preconcebida. Aunque siga habiendo un lugar en el mundo para los cuadernillos (la guantera del coche, por ejemplo), ya no son la única opción posible. Los manuales de capacitación de hoy en día no se parecen ni funcionan como los de antes. Además, cualquiera puede crear uno.

En este artículo, te mostramos cómo hacer un manual de capacitación de calidad siguiendo seis sencillos pasos.

¿Para qué sirve un manual de capacitación?

Un manual de capacitación es un conjunto de instrucciones que permiten mejorar la forma en que se realiza un trabajo, proceso o tarea. Y, aunque su aspecto haya cambiado, su objetivo sigue siendo el mismo: formar a empleados y clientes, ya sea de forma presencial, a distancia, bajo demanda o justo a tiempo (JiT). Entre los usos más comunes de los manuales de capacitación están los siguientes:

• Incorporar a los nuevos empleados.
• Desplegar nuevos programas y sistemas.
• Registrar nuevos protocolos o procesos.
• Compartir procedimientos operativos estándar.
• Formar y capacitar a los clientes.
• Presentar instrucciones e información sobre productos.

Las empresas crean manuales de capacitación para los empleados con el objetivo de aumentar la productividad de la organización y garantizar que todo el mundo disponga de las herramientas y la información necesarias para rendir al máximo en su trabajo.

Al mismo tiempo, también crean manuales de capacitación para ayudar a sus clientes. Les enseñan cómo utilizar el producto, cuándo resultan más útiles ciertas funciones y cuáles son los flujos de trabajo clave.

Los manuales de capacitación dirigidos a los usuarios ayudan a los clientes a sacar el máximo partido a su compra, y son un recurso fundamental que las empresas deben proporcionar si quieren lograr el éxito.

Los mejores manuales de capacitación son informativos y fáciles de seguir. Presentan los conceptos en un lenguaje claro, con ejemplos e imágenes relevantes. Un manual de capacitación bien hecho constituye un recurso fiable para empleados, encargados o clientes.

¿Cómo hacer un manual de capacitación?

Crear un buen manual de capacitación es más sencillo de lo que imaginas. Con el planteamiento adecuado, podrás pasar rápidamente de la idea al producto final y proporcionar a tu audiencia, ya sean tus compañeros o tus clientes, un recurso útil y fácil de usar. A continuación, te dejamos una serie de pasos que puedes seguir para elaborar un manual de capacitación de calidad sin complicarte demasiado.

Paso 1: Familiarízate con la audiencia

Lo primero que debes hacer cuando empieces a trabajar en un manual de capacitación es saber a quién te diriges. Piensa cuándo, cómo y dónde se consumirá el contenido. Para entender mejor a tu audiencia, puedes plantearte lo siguiente:

• ¿Para qué usará el manual de capacitación?
• ¿Cuál es su nivel de experiencia?
• ¿En qué sector trabaja?
• ¿De cuánto tiempo dispone?
• ¿Prefiere contenido escrito o visual?
• ¿Hay referencias lingüísticas o culturales que debas tener en cuenta?

Responder a estas preguntas te ayudará a configurar tu manual de capacitación. Si conoces las habilidades, el contexto y las preferencias en cuanto a contenido de tu audiencia, puedes ajustar el manual a sus expectativas y necesidades.

Puede resultar tentador pensar que tienes un conocimiento implícito de la audiencia y saltarte este paso, pero dedicar algo de tiempo a concretar tus ideas te ayudará a elaborar un manual de capacitación que resuelva de verdad los problemas de la gente.

Paso 2: Organiza bien el contenido

Un buen manual de capacitación es fácil de consultar. Quienes lo usan por primera vez se sienten cómodos buscando la información que necesitan, mientras que los usuarios que lo utilizan con frecuencia saben encontrar rápidamente contenido y temas específicos.

Para conseguirlo, debes planificar de forma estratégica el contenido de tu manual de capacitación, es decir, organizar el material de forma lógica. Puedes seguir diferentes planteamientos a la hora de organizar y categorizar los temas de tu manual, por ejemplo:

• Nivel de conocimientos (de principiante a experto).
• Tareas que se deben realizar.
• Características del producto.
• Frecuencia de uso.
• Popularidad entre la audiencia.

Este proceso puede ser breve en el caso de que el contenido de formación sea corto y puntual, pero puede llevar algo más de tiempo si vas a crear una guía exhaustiva.

Si vas a tratar muchos temas, considera dividirlos en grupos y utilizar apartados y subapartados para que el manual esté organizado y fluya de forma lógica. Después, utiliza esta estructura para crear un índice para el manual.

Paso 3: Selecciona un formato

Ahora que conoces a tu público y sabes lo que vas a tratar, es el momento de decidir cómo vas a presentar el contenido.

Los manuales de capacitación pueden tomar muchas formas diferentes. Los formatos más habituales son los siguientes:

• Artículos de la biblioteca de recursos.
• Videotutoriales.
• Cursos en línea.
• Guías en PDF.
• Guías impresas o folletos.

Para elegir el formato más adecuado para tu manual de capacitación, debes pensar en tu audiencia y en el contenido. En lo que se refiere a la audiencia, considera su contexto:

• ¿Dónde se encontrará cuando consuma el manual de capacitación?
• ¿De qué herramientas y recursos dispone?
• ¿A qué no tiene acceso?
• ¿Cuánto tiempo tiene?

Este tipo de cuestiones te ayudarán a determinar si es viable incluir en el manual de capacitación cosas como vídeos, elementos interactivos y estrategias de evaluación específicas.

Por otro lado, algunos temas se transmiten mejor con vídeos, mientras que otros a través de textos e imágenes. Si vas a mostrar procesos complejos que necesitan verse en la práctica, puedes utilizar un vídeo. Si estás trabajando con una serie de tareas separadas y sencillas, lo ideal sería utilizar un formato escrito acompañado de imágenes.

Lo bueno es que los manuales de capacitación de hoy en día suelen estar disponibles en línea, de modo que podrás combinar diferentes formatos en uno solo y ofrecer un contenido detallado y con soporte multimedia.

Paso 4: Desarrolla el contenido

Llegados a este punto, ya puedes empezar a elaborar el contenido.

Manuales de capacitación en vídeo

Si vas a crear vídeos para tu manual de capacitación, es el momento de hacer el guión gráfico, el guión, la grabación y la edición del vídeos.

¿Nunca has creado un vídeo? ¡No te desanimes! Empieza por descargar una prueba gratuita de Camtasia, un software de grabación y edición de vídeo utilizado por creadores profesionales que también es perfecto para principiantes porque es muy fácil de usar. Después, puedes consultar tutoriales y artículos de Techsmith como este o visitar TechSmith Academy, un recurso gratuito donde encontrarás todo lo que necesitas tanto para empezar a crear vídeos como para mejorar tus habilidades.

Manuales de capacitación basados en texto e imágenes

Aunque los manuales de capacitación a base de texto e imágenes pueden sonar anticuados, en muchos casos es la opción más adecuada para tu audiencia y tu contenido.

Si tu manual trata sobre un proceso digital, realiza capturas de pantalla de cada paso. En el caso de que se trate de tareas analógicas, puedes tomar fotos para demostrar el proceso o usar ilustraciones gráficas.

Consejo profesional: anota las imágenes para que sean más claras.

Las capturas de pantalla y las imágenes pueden entenderse mucho mejor con un par de retoques, por ejemplo, con anotaciones como flechas, formas y otros rótulos. Con las herramientas de edición de Snagit, puedes retocar tus imágenes fácilmente para que transmitan el mensaje adecuadamente o eliminar u ocultar información sensible o innecesaria antes de incluirlas en tu manual de capacitación.

Paso 5: Monta y distribuye el manual

Esta es la parte más tediosa y frustrante del proceso de creación de un manual de capacitación. Añadir imágenes a una plantilla, documento o cualquier otro tipo de archivo suele conllevar peleas con el formato, problemas con el tamaño de las imágenes e imprevistos similares.
¿La solución? Crear el manual de capacitación a partir de plantillas de Snagit. De este modo, puedes seleccionar las imágenes que quieres incluir en el manual, añadir el texto, organizar los distintos elementos y tomar decisiones sobre el aspecto del documento sin complicaciones.

Snagit incluye una serie de plantillas profesionales entre las que elegir. Además, puedes encontrar más plantillas gratuitas y de pago y otros recursos en TechSmith Assets for Snagit.

Con las plantillas, puedes abordar cada proceso o tarea por separado y crear una sección independiente para cada una. Después, puedes guardarlas como PDF o imagen para compartirlas, juntarlas todas en una guía o publicarlas de forma individual en la red interna de la empresa.

Es posible que crear documentos independientes no sea la estrategia adecuada para el tema que vas a tratar. En ese caso, puedes utilizar herramientas como Zendesk o MadCap Flare para crear una biblioteca de recursos o un fichero de soporte.

Crear una biblioteca de recursos en línea te permite utilizar vídeos, imágenes y textos a la vez, de modo que podrás crear diferentes tipos de contenido para cubrir todas las necesidades de tu audiencia.

Paso 6: Haz un seguimiento de los comentarios y mantén el manual actualizado

El último paso del proceso de creación de un manual de capacitación consiste en recoger opiniones sobre el contenido y mantener el documento actualizado.

Si te relacionas con tu audiencia, presta atención a sus comentarios sobre el manual. En función de lo que digan, plantéate ampliar algún tema o abordar aspectos que no se cubran.

Los procesos, los productos y las funciones evolucionan constantemente, por lo que tendrás que actualizar el manual para que siga siendo relevante y útil. Asegúrate de guardar los archivos originales para poder realizar actualizaciones fácilmente

Conclusión

Los manuales de capacitación ya no tienen por qué ser gruesos y aburridos mamotretos. La gente está acostumbrada a aprender en línea, y a menudo lo prefiere a la formación analógica.

Además, es más fácil acceder y consultar manuales de capacitación en línea que en papel, ya que permiten a los usuarios hacer búsquedas y marcar páginas concretas para encontrar fácil y rápidamente el contenido que utilizan con frecuencia.

Con las herramientas adecuadas y siguiendo los pasos que hemos compartido en este artículo, podrás crear manuales de capacitación de calidad para tus compañeros o clientes.

Nota: Este artículo se publicó por primera vez en julio de 2019 y se actualizó en septiembre de 2020 para añadir nueva información. El artículo se publicó originalmente en inglés.