¿Cómo usar vídeos asincrónicos para reemplazar las reuniones?

¿Pasas una cantidad alarmante de tiempo en reuniones? No solo te pasa a ti: según esta encuesta, la gente invierte un tercio de su semana laboral en reuniones. 

Además, si tenemos en cuenta datos como los siguientes, estas reuniones no siempre se traduce en una mejora del trabajo:

• El 71% de los ejecutivos afirma que las reuniones son improductivas e ineficaces.
• La gente invierte 17.470 horas en 40 años de carrera en reuniones innecesarias.
• Solo el 20% de los directivos reciben formación sobre cómo dirigir reuniones eficaces.

Afortunadamente, las reuniones no tienen por qué ser una pérdida de tiempo. Si te replanteas tu forma de abordarlas y adoptas un enfoque asincrónico, podrás liberar tu agenda y tener más tiempo para concentrarte en tu trabajo. En este artículo, te ayudamos a conseguirlo. Sigue leyendo para descubrir:

• Cómo afectan las reuniones a la productividad
• Cuáles son las características de una buena reunión
• Cómo hacer las reuniones más breves y eficaces con vídeos asincrónicos
• Qué tipos de reuniones se pueden sustituir por vídeos asincrónicos
• Cuáles son las ventajas de sustituir las reuniones por un vídeo asincrónico

¿Cómo afectan las reuniones a la productividad?

Puede parecer obvio: cuánto más tiempo pases en reuniones, menos tiempo te queda para trabajar. Pero la realidad es mucho peor.

Las reuniones nos obligan a cambiar de tema continuamente

Tener varias reuniones a lo largo del día hace que estemos pasando constantemente de un tema a otro, lo que afecta a nuestra capacidad de concentración. 

Imagina que estás trabajando en una presentación sobre manzanas y tienes que hacer una pausa para asistir a una reunión sobre naranjas. Como a tu cerebro le cuesta tiempo y energía cambiar de tema, no podrás concentrarte del todo en las naranjas porque seguirás pensando en las manzanas. Del mismo modo, cuando vuelvas al proyecto sobre manzanas, tendrás las naranjas en la cabeza.

Las reuniones interrumpen las tareas más exigentes

Las reuniones dividen nuestra jornada laboral, dejándonos una hora o dos aquí o 20 minutos allá para completar nuestras tareas. Nuestro cerebro necesita tiempo para seguir el ritmo de las tareas más exigentes a nivel cognitivo, como el trabajo creativo o la resolución de problemas. Necesitamos disponer de un intervalo de tiempo sin interrupciones para concentrarnos. Si no podemos dedicar tiempo a las tareas más exigentes, somos menos creativos y tomamos peores decisiones. 

Características de una buena reunión

Las reuniones no van a desaparecer. Después de todo, comentar ideas y tomar decisiones en grupo puede ser la mejor forma de hacer avanzar el trabajo.

No obstante, ser consciente de cuándo, por qué y cómo se debe celebrar una reunión te ayudará a hacerlas más eficaces. En general, una buena reunión se caracteriza por:

• Tener un objetivo claro y buscar unos resultados concretos. Si no sabes por qué vas a celebrar la reunión, mejor que no lo hagas.
• Ser lo más breve posible. No es necesario que todas las reuniones duren una hora. Programa únicamente el tiempo que creas necesario para alcanzar el resultado previsto. 
• Incluir a las personas adecuadas. Un número excesivo de asistentes puede entorpecer la reunión. Surgirán conversaciones secundarias o distracciones y, peor aún, harás perder el tiempo a quienes no les sea de utilidad la reunión.

¿Cómo hacer las reuniones más breves y eficaces con vídeos asincrónicos?

Seamos claros: celebrar una reunión eficaz requiere planificación, pero merece la pena. Y aprovechar los métodos de comunicación asincrónica, como los vídeos, puede ayudarte a sacar el máximo partido al tiempo sincrónico que pases con tu equipo. 

Cuando te reúnes con un grupo para hacer una lluvia de ideas o tomar una decisión, suele haber algún contexto, historia o información que fundamente el debate. No esperes a que empiece la reunión para compartir esa información. 

Si quieres compartir diapositivas, datos o ejemplos con los asistentes, utiliza un software de captura de pantalla como Snagit para presentar la información tal y como lo harías durante la reunión. Con Snagit, puedes grabar tu cámara web, micrófono y pantalla al mismo tiempo para crear vídeos y compartirlos en cuestión de minutos. Además, es muy fácil de usar, así que no necesitas tener experiencia previa en la creación de vídeos. 

Al proporcionarles el contexto en vídeo antes de la reunión, los asistentes tendrán más tiempo para asimilar la información, formarse opiniones y hacerse preguntas, lo que a su vez los animará a participar en el debate. Además, te ahorrarás el tiempo que habrías dedicado a presentar esta información al principio de la reunión.

Tipos de reuniones que se pueden sustituir por vídeos asincrónicos

A veces, la forma más eficaz de llevar a cabo una reunión es no celebrándola. Muchas de las reuniones a las que asistimos se organizan por pura rutina, y esta es una costumbre con la que tenemos que acabar.

Reuniones de carácter informativo

Cualquier reunión en la que se comparta información de manera unilateral, como una puesta al día del estado de un proyecto, una presentación de datos o una demostración de un producto, suele ser más productiva en un formato asincrónico.

En lugar de celebrar la reunión, graba un vídeo con Snagit compartiendo las actualizaciones o haciendo la demostración tal y como lo harías en una llamada de Zoom o una reunión en directo.

Utiliza la función Imagen dentro de imagen de Snagit para incluir un vídeo de tu cámara en la grabación de pantalla. Esto ayudará a los asistentes a ponerle cara a tu trabajo.

Reuniones para mostrar cómo se hace algo

Supongamos que tienes que mostrar a un compañero de trabajo cómo actualizar el sitio web de tu empresa. Puedes acercarte a su mesa y mostrarle el proceso. O, si trabajáis a distancia, organizar una videollamada y compartir tu pantalla.

No obstante, hay una forma mejor de demostrar un proceso, ya sea en una oficina, a distancia o de forma híbrida: los vídeos asincrónicos. 

Enciende Snagit y dale a grabar. Muéstrale los pasos tal y como lo harías en una reunión. Cuando termines, haz clic en Compartir enlace para copiar un enlace al vídeo en el portapapeles. De este modo no solo ahorrarás tiempo, sino que permitirás a tu compañero consultar la información siempre que lo necesite (en lugar de enviarte un montón de preguntas por el chat).

Además, podrás utilizar el vídeo cada vez que necesites enseñar a otra persona ese mismo proceso. Si compartes tus vídeos a través de Screencast, puedes organizarlos en Colecciones, para que sean fáciles de encontrar.

Reuniones para ofrecer o recibir opiniones

No necesitas organizar largas reuniones o escribir correos electrónicos kilométricos para dar tu opinión sobre un proyecto o revisar el trabajo de alguien. 

Utiliza Snagit para grabar tu pantalla y compartir tu opinión con un vídeo. De este modo, podrás explicar ideas complejas fácilmente y transmitir mejor tu punto de vista.

Si vas a hacer comentarios que puedan ser difíciles de escuchar, graba la pantalla y la webcam al mismo tiempo con la función Imagen dentro de imagen de Snagit. Así podrás transmitir tu empatía al receptor a través de señales no verbales. 

Ventajas de sustituir las reuniones por un vídeo asincrónico

En TechSmith, llevamos años utilizando vídeos asincrónicos para optimizar o sustituir las reuniones sincrónicas. Estas son algunas de las ventajas que hemos observado.

El trabajo no se queda en el limbo

Al adoptar un enfoque asincrónico no tenemos que cuadrar un montón de apretadas agendas para compartir ideas, proporcionar actualizaciones o tomar decisiones. Esto es especialmente útil en el caso de que los equipos estén distribuidos por todo el mundo, ya que las diferencias entre zonas horarias pueden dificultar aún más la programación de una reunión sincrónica.

Si compartes tus vídeos de Snagit en Screencast, los participantes pueden hacer preguntas o dejar comentarios con fecha y hora que permiten seguir con la conversación sin interrumpir a nadie.

Básicamente, el trabajo avanza más rápido cuando no es necesario encontrar una hora que funcione para todos para compartir información clave. 

Además, al no estar abrumados por reuniones innecesarias, es más fácil encontrar tiempo para reunirse cuando es realmente necesario.

Permite que más personas puedan contribuir

Aunque consigas reunir a todo el mundo al mismo tiempo, no todas las personas se sienten cómodas hablando o dando su opinión directamente durante la reunión.

Permitirle a tu equipo absorber la información a su ritmo puede estimular la participación, evitar las respuestas precipitadas y dar lugar a una conversación más meditada en general.

La información puede archivarse y consultarse posteriormente

Según una investigación de Harvard Business Review, celebrar menos reuniones puede reducir el número de malentendidos. 

Las reuniones sincrónicas presentan muchas variables, desde conversaciones secundarias hasta cuestiones técnicas, de modo que la información puede perderse por el camino, aunque tomes las mejores notas. 

Cuando compartes un vídeo con tu equipo, la información está disponible permanentemente en un formato accesible. Y si alguien tiene alguna duda acerca de una tarea concreta, puede consultar el vídeo en cualquier momento para resolverla. 

Simplifica tu trabajo y libera tu agenda

Aunque las reuniones en sí misma no son intrínsecamente malas, tendemos a celebrar más de la cuenta. Y, si nos pasamos el día de reunión en reunión, ¿cuándo hacemos nuestro trabajo?

Por desgracia, mucha gente utiliza las noches y los fines de semana para recuperar el tiempo perdido, lo que puede conducir al desgaste y afectar al compromiso de los empleados. 

Gracias al poder de la comunicación asincrónica, puedes evitar que esto ocurra. Pon a disposición de tu equipo herramientas de captura y grabación de pantalla como Snagit para que pueda hacer espacio en su agenda.