Cuando estalló la pandemia de la COVID-19, mucha gente tuvo que enfrentarse de golpe a trabajar y estudiar desde casa. Y, si bien el trabajo y la educación a distancia no son conceptos nuevos, la mayoría de las personas no conocían de primera mano los desafíos (y las recompensas) que conlleva.
A los trabajadores a distancia primerizos les surgieron muchas preguntas: ¿cuál es la mejor forma de comunicarse con mis compañeros?, ¿cómo puedo asegurarme de que mis alumnos no solo reciben la información que necesitan, sino que realmente aprenden?, ¿cuándo debo hacer una llamada telefónica o celebrar una reunión en línea, en lugar de enviar un correo electrónico o crear un vídeo?
La respuesta a estas cuestiones a menudo se reduce a elegir entre la comunicación sincrónica y la asincrónica. Ambas son formas útiles y válidas de transmitir y compartir conocimientos, pero cada una tiene sus ventajas e inconvenientes.
Puede ser difícil determinar cuál utilizar y cuándo, pero con los conocimientos y las herramientas adecuadas, se pueden dominar por completo el trabajo y el aprendizaje a distancia.
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¿Qué es la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica es aquella que se produce en tiempo real y en la que todas las partes intervienen de forma simultánea. ¿Has hablado alguna vez con alguien por teléfono o tenido una reunión o conversación en persona? ¡Enhorabuena! Has participado en una comunicación sincrónica.
Para la mayoría de la gente, empezar a trabajar a distancia supuso una pérdida de la comunicación en persona a la que estaba acostumbrada. De repente, hablar con un compañero ya no era tan fácil como acercarse y charlar.
Con la pandemia, muchos se vieron hablando con una pantalla a través de una cámara web y un micrófono. Como resultado, actualmente todo el mundo está familiarizado con Zoom y servicios de videoconferencia similares de los que antes nunca había oído hablar.
Y las reuniones virtuales no son el único tipo de comunicación sincrónica a distancia. Las conversaciones a través de mensajes de texto o de chats en línea, como Microsoft Teams o Slack, también suelen ser sincrónicas.
¿Cuáles son las ventajas de la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica es ideal cuando se necesita una respuesta al instante. Su mayor ventaja es la inmediatez. También sirve para realizar tormentas de ideas o para obtener opiniones e ideas en tiempo real. Es lo más parecido que hay a las reuniones y las conversaciones diarias en la oficina.
Mucha gente piensa que la comunicación sincrónica es la más adecuada para estrechar vínculos o atraer a los destinatarios del mensaje. Y, aunque en algunos casos puede ser cierto, no es necesariamente algo universal. Hablaremos de ello más adelante.
¿Cuáles son los inconvenientes de la comunicación sincrónica?
La mayor ventaja de la comunicación sincrónica es también su mayor desventaja: dada su inmediatez, la comunicación sincrónica exige que todo el mundo esté en el mismo lugar (de forma presencial o virtual) al mismo tiempo. Esto es un enorme inconveniente para quienes estén en distintas zonas horarias o no tengan acceso a Internet o al equipo necesario en todo momento, entre otras cosas.
Imagina que tienes que coordinar el trabajo de varios consultores externos, y que algunos están en Estados Unidos, otros en Australia y los demás en Francia, Alemania o Reino Unido. Es imposible encontrar un momento en el que todo el mundo esté disponible para una reunión sincrónica. ¿La solución? Celebrar las reuniones con el mayor número de personas que pudieran participar en condiciones razonables y grabarla para compartirla luego con quienes no podían asistir.
Y la comunicación sincrónica puede ser igual de problemática para personas que no están a miles de kilómetros de distancia.
Todos hemos estado en reuniones y nos hemos preguntado «pero ¿qué demonios pinto aquí?» o «¿para esto pierdo horas de trabajo?». La sensación de urgencia que tienes sobre un tema en concreto no siempre es compartida por la persona a la que interrumpes.
La comunicación sincrónica requiere que todas las partes estén presentes, sea o no el mejor momento para ellas.
Por último, la comunicación sincrónica ofrece poco margen de error. Si se produce un problema técnico durante una reunión en streaming, todos los participantes tienen que esperar a que se resuelva. Es posible que hasta haya que reprogramar la reunión.
Además, al ser una conversación en tiempo real, no hay mucho tiempo para reflexionar sobre posibles respuestas a una pregunta o soluciones alternativas para un problema. Además, esta inmediatez también afecta a la capacidad de reunir la información o los recursos necesarios para abordar adecuadamente un asunto.
¿Qué es la comunicación asincrónica?
Después de haber leído lo anterior, probablemente hayas adivinado que, si la comunicación sincrónica es la que se produce en tiempo real, la comunicación asincrónica es la que no lo hace. Así de simple. Es un tipo de comunicación que no requiere que todas las partes intervengan de forma simultánea para ser efectiva.
Existen numerosas formas de comunicarse de forma asincrónica. En el ámbito empresarial, el correo electrónico es sin duda la más común, pero hay muchas más, por ejemplo:
- Las herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello.
- La comunidad o la página de Sharepoint de la organización.
- Los vídeos informativos y los videotutoriales.
- Los manuales de usuario.
- Las capturas de pantalla con anotaciones.
- Las opiniones y comentarios.
Algunos métodos de comunicación sincrónica también pueden ser asincrónicos e incluso híbridos. Por ejemplo, aunque los mensajes directos y los mensajes de texto pueden intercambiarse en tiempo real, una de las partes no puede responder de inmediato.
Lo mismo ocurre con los mensajes que se dejan en herramientas como Slack o Teams. Los usuarios pueden responder de inmediato o cuando estén disponibles.
Y el ejemplo anterior de grabar una reunión en streaming y compartirla con los participantes ausentes sería una especie de híbrido entre comunicación sincrónica y asincrónica.
Cuáles son las ventajas de la comunicación asincrónica
Cuando no se necesitan respuestas inmediatas, la comunicación asincrónica es la más adecuada, ya que permite a todas las partes consumir y reaccionar al contenido en el momento en el que les resulte más cómodo y oportuno. Evita que tengan que interrumpir su trabajo para adaptarse al horario de otra persona.
Además, con la comunicación asincrónica hay tiempo para reunir información, recursos, ideas y opiniones antes de responder a preguntas, abordar problemas y dar sugerencias.
La comunicación asincrónica también es más flexible ante errores y problemas técnicos. Por ejemplo, si estás escribiendo un correo electrónico y tu ordenador colapsa, puedes retomarlo cuando se reinicie, y si haces un vídeo para compartir, puedes revisar y editar los errores y titubeos.
La comunicación asincrónica se puede escalar de una manera que no suele permitir la sincrónica
La mayoría de los espacios de reunión virtual suelen limitar el número de asistentes. Para muchas organizaciones, esto no supone un problema, pero para las empresas más grandes o para casos en los que sea necesario compartir información con un grupo muy numeroso, estos límites pueden afectar a la comunicación.
Sin embargo, si conviertes una reunión informativa o educativa en un vídeo pregrabado, el número de personas que pueden verlo es prácticamente ilimitado.
Por último, la comunicación asincrónica ofrece más margen de error y permite corregir equivocaciones y evitar posibles malentendidos. Al tener más tiempo para elaborar el mensaje, puedes asegurarte de que es preciso y comprobar si hay errores antes de compartirlo.
La comunicación asincrónica no pretende reproducir la experiencia de la comunicación en persona, sino que aprovecha las oportunidades únicas del entorno digital.
¿Cuáles son los inconvenientes de la comunicación asincrónica?
Imagina que tienes un plazo de entrega muy ajustado y necesitas que te respondan a un par de preguntas finales para terminar el proyecto. Envías un correo electrónico a un compañero y esperas.
Y esperas.
Y sigues esperando.
Exacto, la comunicación asincrónica no es la más adecuada en momentos de crisis o si necesitamos respuestas inmediatas.
También existe la creencia de que, en muchos casos, la comunicación asincrónica puede ser menos atractiva o personal que la sincrónica.
Puede que sea cierto, después de todo, un correo electrónico casi nunca va a ser tan personal como una llamada telefónica o una conversación cara a cara. Sin embargo, si se emplean correctamente, existen muchos tipos de comunicación asincrónica que pueden ser increíblemente atractivos y personales. Hay diferentes formas de atraer a la audiencia con la comunicación asincrónica, especialmente en el caso de los vídeos. Algunos ejemplos son:
- Incluir en las presentaciones de diapositivas un vídeo de tu rostro grabado con la cámara web.
- Hacer los vídeos lo más cortos posible.
- No pasarse con la producción.
- Hablar con entusiasmo.
¿Qué tipo de comunicación funciona mejor a distancia, la sincrónica o la asincrónica?
Ninguna es intrínsecamente mejor que la otra. Todo depende de tus necesidades (y las de tu audiencia).
Cuando la inmensa mayoría de las personas se puso a trabajar a distancia a causa de la pandemia, en general intentaron reproducir el entorno de la oficina (o del aula) a través de videollamadas, reuniones en streaming, mensajes directos y otros métodos. Pero, aunque esto funciona a corto plazo, no es algo que pueda mantenerse indefinidamente.
En la mayoría de los casos, lo más eficiente y eficaz es usar combinar comunicación sincrónica y asincrónica.
¿Cómo elegir entre comunicación sincrónica y asincrónica?
Cuando no tengas claro qué tipo de comunicación es más adecuada para una necesidad concreta, pregúntate lo siguiente:
- ¿Es lo suficientemente urgente como para interrumpir el trabajo de los demás?
- ¿Necesito una respuesta inmediata?
- ¿Necesitan mis compañeros de trabajo conocer esta información ahora mismo?
Recuerda que lo que es urgente para ti no tiene por qué serlo para otra persona.
Piensa que el entorno online nos ofrece una serie de oportunidades para comunicarnos de forma eficaz sin tener que hacerlo, necesariamente, de forma sincrónica y que, en muchos casos, la comunicación asincrónica funcionará mejor.
¿Recuerdas el ejemplo anterior de la reunión que desearías que hubiera sido un correo electrónico? Si vas a celebrar una reunión puramente informativa, considera convertirla en un vídeo para que tu audiencia pueda acceder al contenido sin interrumpir su trabajo. Con herramientas como TechSmith Video Review, incluso puede hacer preguntas y obtener respuestas mientras lo ve.
Estas son algunas formas eficaces de utilizar la comunicación asincrónica, aunque no trabajes a distancia:
- Enviar un correo electrónico.
- Convertir una reunión informativa en un vídeo.
- Crear un screencast breve para abordar los cambios propuestos en un documento, en lugar de reunirse en persona.
- Realizar capturas de pantalla y explicar a la audiencia los pasos que debe seguir para completar una tarea.
- Crear un vídeo formativo en lugar de organizar la formación en persona.
¿Qué herramientas de comunicación sincrónica existen?
Hay muchas herramientas disponibles para comunicarse de forma sincrónica a distancia, desde softwares de videoconferencia hasta aplicaciones de comunicación en tiempo real como chats. Estas son algunas de las más populares:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Teléfono (incluidas funciones como Facetime)
- Slack
- Mensajes de texto
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¿Qué herramientas de comunicación asincrónica existen?
Aunque ahora mencionaremos herramientas de comunicación asincrónica, verás que hay algunas comunes para ambos tipos de comunicación. Por ejemplo, si envías a alguien un mensaje de texto, puede responder de inmediato o cuando le resulte más conveniente. Estas son algunas de las herramientas de comunicación asincrónica más populares:
- Correos electrónicos
- Softwares de grabación de pantalla y edición de vídeo como TechSmith Camtasia (puedes descargar una prueba gratuita aquí)
- Softwares de captura de pantalla como TechSmith Snagit
- Microsoft Teams
- Slack
- Mensajes de texto
¿Sincrónica vs. asincrónica? Más bien sincrónica y asincrónica.
No hay una forma perfecta de comunicarse cuando se trabaja o se estudia a distancia. Tanto la comunicación asincrónica como la sincrónica tienen sus ventajas e inconvenientes.
A veces, la comunicación es urgente y necesita hacerse de forma inmediata, pero otras no lo es tanto y puede manejarse de una manera menos disruptiva y, probablemente, más eficaz.
Con las herramientas adecuadas y entendiendo mejor los puntos fuertes de cada método, puedes utilizar ambos para comunicarte mejor con compañeros, estudiantes y demás destinatarios, ya estén a 8000 kilómetros de distancia o al final del pasillo.
